Proforma de Artículos

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En esta opción confeccionamos las proformas o cotizaciones solicitadas por los clientes.

  1. Imágenes y explicación de los campos
  2. Operaciones y observaciones especiales
  3. Restricciones para usuarios
  4. Parámetros que afectan esta ventana

Imágenes y explicación de los campos

Primera parte de la ventana de Proforma de Artículos:

Proforma de Artículos

Presione para crear una proforma. En la primera parte de la ventana, elija los datos generales. Estos son:

Seleccionar cliente

Seleccione el cliente. El campo Tipo de venta cambiará según el plazo definido en Clientes.

Al presionar se desplegará un sub-menú, con las siguientes opciones:

Escriba el código del Cliente para seleccionarlo.

Seleccione un Cliente de la lista, y al guardar escriba otro nombre para la impresión.

Permite ver documentos incluidos en la pantalla de clientes, como firmas digitales, fotos, etc.

Esta opción permite visualizar el saldo actual del cliente seleccionado

Extraer datos para ser cotizados. Quiero ver más sobre Importar datos.

Actualización de los datos generales para la proforma actual.

Elija el factor deseado. Quiero ver más sobre Factores de venta.

Elija la moneda en la que se imprimirá la proforma. Quiero ver más sobre Monedas.

Escriba el % que se exonerará al Impuesto de Ventas de la proforma.

Los demás datos generales de la proforma son los siguientes:

Fecha Fecha de emisión de la proforma.
Venta Tipo de venta para la proforma. Al cambiar el cliente, esta opción será modificada.
Orden Compra Escriba el número de orden de compra si lo requiere incluir.
Factura # Número de documento para la proforma. Este se ajusta en los Parámetros de Facturación.
Vendedor Escoja al vendedor para la proforma actual.
Hecho Por Indique a quien está elaborando la proforma.

Segunda parte de la ventana de Proformas

Proforma de Artículos

 

Codigo
Escriba el código del artículo o búsquelo mediante la Consulta de Artículos F2 y páselo a la Proforma con la tecla INSERTAR. Además del código del Artículo, tiene acceso a otros códigos especiales, los cuales son:
S/N Sin Número. Usted especifica la cantidad, descripción y precio sin descargar nada del Inventario.
S/NE Sin Número Exento. Similar al anterior, sólo que sin recargo de impuestos.
I/A Información adicional. Agregue una línea y en la descripción incluya la información deseada.
P/E Pedido especial. Estas se cargan en las Opciones de Compras y con este código se cargan a la Poforma.
Cantidad Especifique la cantidad del artículo que se desea vender.
Empaque Especifique el Empaque para este artículo.
Bodega Elija la Bodega de la cual se va a descargar el artículo.
Descripción Este es el nombre del Artículo, en caso de usar códigos especiales, antes descritos, este campo contiene la información ingresada manualmente.
Precio Es el precio asignado al Artículo a través de Ajustes de Inventario o un precio escrito manualmente. Vea el parámetro Cambiar Precio.
Descuento En este campo digite el el descuento que desea aplicarle a este Artículo. Los siguientes parámetros afectan este campo: Maximo Descuento, Autoasignar maximo descuento del cliente, Máximo descuento por Artículo.
Impuesto Esta columna permite gravar o exonerar un artículo del pago de Impuestos.Esta opción se muestra al activar el parámetro Mostrar Columna de Impuesto.
Total Este es el (Precio x Cantidad x Unidades Por Empaque x Precio del articulo) - Descuento.
D/G Este botón permite aplicar un descuento global a la proforma.
N/I Este botón permite exonerar de todos los impuesto a la proforma actual. Solo esta disponible para el Cliente de Contado.

Por cada línea de Artículos escriba el código o búsquelo con la Consulta de Artículos F2 y páselo a la Proforma con la tecla INSERTAR para luego escribir la cantidad. Repita este paso por cada Artículo.

Cada vez que agregue o modifique los valores del detalle de Artículos verá como al pie de la ventana cambiarán los valores para los siguientes campos:

Sub Total Resultado del precio por artículo por la cantidad a cotizar.
Descuento Descuento a la proforma o por cada artículo en particular.
Impuesto Porcentaje del Sub Total que es gravado.
Total Sub TotalDescuento - Impuesto.

Una vez que se ingresen todos los datos requeridos para la Proforma, presione el botón para generar e imprimir la Proforma, o para cancelar el documento.

Operaciones y Observaciones Especiales

Restricciones de usuario

Las restricciones son uno de los métodos que el SCAD utiliza para autorizar o impedir el acceso a ciertas funciones o características del programa, la siguiente tabla muestra las restricciones para la pantalla de proformas:

RESTRICCIÓN DETALLE
FacFactor#; Impide que el usuario tenga acceso a un factor especifico. # es el código del Factor de Venta. Se debe crear una restricción por cada factor al que el usuario no tenga acceso.
FacCambiarPrecio; Impide al usuario cambiar el precio de los artículos en la proforma.
FacFactorDeVenta; Impide que el usuario cambie el Factor de Venta que se aplica sobre la proforma
FacMonedaDeVenta; Impide que el usuario cambie la moneda de facturación.
FacCambiarPlazoFactura; Bloquea la Lista de Venta para que no se pueda escribir en ella.
FacFiltraBodegaVendedor; Esta restricción es para autorizar las Bodegas sobre las cuales puede realizar ventas un vendedor. Por ejemplo si se tienen los siguientes códigos de bodega 01, 02, 03 la restricción '01','03'FacFiltraBodegaVendedor; permite al vendedor realizar ventas sobre las bodegas 01 y 03.

Estas claves deben ser escritas, en la Ventana de Usuarios, exactamente como aparecen arriba y si se desea restringir mas de una debe escribirlas de seguido sin ningún espacio en blanco en las restricciones del usuario.

Parámetros que afectan esta ventana

ZONA PARÁMETRO DETALLE
Facturacion Mostrar Columna de Impuesto Toma una valor SI/NO. Muestra la columna de impuesto en la ventana de Proforma.
Facturacion Autoseleccionar moneda de facturar Se debe especificar el ID de la moneda en la cual se desea facturar.
Facturacion Importar solo proformas aprobadas Toma uno de los valores SI/NO. Al activar este parámetro se impide la importación de las proformas que no han sido aprobadas.*
Facturacion Maximo Lineas Toma un valor numérico el cual limita la máxima cantidad de líneas que se pueden realizar por proforma.
Facturacion Factor de redondeo Implica el punto decimal o unidad de redondeo con la cual se muestran los precios de los productos cotizados y los totales de la proforma. Ver parámetros de facturación.
Facturacion Redondear precio articulo Toma uno de los valores SI/NO. Cuando se activa este parámetro el precio del artículo se mostrará redondeado según se definió en el parámetro Factor de redondeo, descrito anteriormente
Facturacion Fecha Predefinida Toma uno de los valores SI/NO. Especifica que las facturas se guardarán con la fecha establecida por el administrador en la ventana de Parámetros de Facturación.
Facturacion Fecha de proceso Es la fecha establecida con la que se guardarán las facturas.
Facturacion Maximo Descuento Es el máximo descuento permitido por proforma.
Facturacion Cambiar Precio Toma uno de los valores SI/NO. Habilita el cambio de precio de un artículo a la hora de facturar.
Facturacion Facturar en cero Toma uno de los valores SI/NO. Permite realizar facturas sin importar la existencia del Artículo, es decir, se podría facturar aunque el sistema muestre que no hay existencia para el artículo.
Facturacion Factor sobre costo Toma uno de los valores SI/NO. Aplica los Factores de Venta sobre el costo del artículo y no sobre el precio.
Facturacion Buscar referencias Toma uno de los valores SI/NO. Permite realizar búsquedas de artículos, en la ventana de facturación, por su Referencia alterna.
Facturacion Proteger Codigo S/N Toma uno de los valores SI/NO. Cuando se activa este parámetro se impide el uso de los códigos especiales S/N y el S/E.
Facturacion Mostrar imagen en factura Toma uno de los valores SI/NO. Muestra la imagen del artículo en la ventana de facturación.
Facturacion Proteger vendedor Toma uno de los valores SI/NO. Con esta opción se impide cambiar el vendedor para la proforma.
Facturacion No documentos anteriores Toma uno de los valores SI/NO. Al activar esta opción no se podrán guardar facturas con fechas anteriores a la especificada en Fecha Predefinida.
Facturacion Ver existencia en factura Toma uno de los valores SI/NO. Verá la existencia en Bodega del Artículo en la proforma.
Facturacion Forzar seleccion de vendedor Toma uno de los valores SI/NO. Obliga al digitador de la proforma a elegir un vendedor.
Facturacion Redondeo global Toma uno de los valores SI/NO. Redondea los totales de la proforma dependiendo del Factor de Redondeo definido en la ventana de Parámetros de Facturación.
Facturacion Maxima descripcion

Se configura con un valor numérico que limita la longitud en la descripción de los artículos de códigos especiales S/N,S/NE e I/A. Si no se define la máxima longitud será de 50 caracteres.*

Facturacion Autorizaciones inactivas Toma uno de los valores SI/NO. Al activar este parámetro se puede facturar sin necesidad de una Autorización Especial para un caso especifico.
Facturacion Sin limite lineas Toma uno de los valores SI/NO. Permite crear facturas sin importar la cantidad de líneas definidas en el parámetro Maximo Lineas.
Facturacion Aviso existencia bajo minimo Toma uno de los valores SI/NO. Muestra un mensaje indicando que la existencia actual menos la cantidad facturada del artículo esta bajo el mínimo definido por en los Datos del Artículo.
Facturacion Validar existencia en proforma Toma uno de los valores SI/NO. Envía un mensaje indicando que en la existencia en bodega en inferior a la cantidad en el Proforma.
Facturacion Mostrar solo empaque del articulo Toma uno de los valores SI/NO. Al activar este parámetro solo se muestran los Empaques asignados al artículo en la ventana de Datos del Artículo.
Facturacion Asigna vendedor activo Toma uno de los valores SI/NO. Asigna automáticamente como vendedor de la proforma al usuario que inicia sesión en el SCAD.
Facturacion Asigna hecho por activo Toma uno de los valores SI/NO. Asigna automáticamente el hecho por de la proforma al usuario que inicia sesión en el SCAD.
Facturacion Mostrar precios de factores Toma uno de los valores SI/NO. Al activar este parámetro se desplegará un menú en la casilla de precio con los distintos precios según los Factores de Venta declarados.*
Facturacion Permitir diferentes lineas con mismo codigo Toma uno de los valores SI/NO. Este parámetro permite incluir el mismo código de artículo en varias líneas.*
Facturacion Codigo del cliente de contado Se le asigna un valor numérico que indica cual es el código para el cliente de contado.*
Facturacion Imprimir con impuesto incluido Toma uno de los valores SI/NO. Al activar este parámetro se suman los impuestos al artículo y redondea el precio neto y después se calcula el precio bruto.*
Facturacion Autoasignar maximo descuento del cliente Toma un valor SI/NO. Incluye automáticamente, en la línea actual de la proforma, el máximo descuento asignado al cliente en la Ventana de Clientes.*
Facturacion Inactivar seguridad de cambio de cliente Toma un valor SI/NO. Activo este parámetro la Lista de Clientes en la proforma permanece activa, lo que permite cambiar el cliente en cualquier momento de la digitación de la proforma.
Servicios Tipo Tarifa El valor de este parámetro se asigna desde la ventana de Parámetros de Servicio al Cliente y puede ser Tarifa por Hora o Tarifa por Producto, este parámetro cambia la manera en que se calcula el precio para un Artículo tipo Servicio.
Servicios Tarifa por hora El valor de este parámetro se asigna desde la ventana de Parámetros de Servicio al Cliente e indica el monto a cobrar por hora por un servicio, esto si el parámetro Tipo Tarifa es Tarifa por producto.
Terminal ImpresoraPro Este parámetro representa la impresora para Proformas.*
Terminal Pantalla de cliente Toma un valor SI/NO. Permite el uso de una pantalla que despliega los productos que se van incluyendo en la proforma así como el total una vez que sea guardada.*
Terminal Puerto de pantalla cliente

En este parámetro se indica el puerto que se utilizará para instalar la Pantalla del Cliente, por Ejemplo COM1, COM2.*

Terminal Configuracion puerto pantalla cliente Este parámetro es para la configuración del puerto serial para presentar la información en la Pantalla para el Cliente. Su configuración básica es 9600;N;8;1;*
Terminal Apertura de caja dinero Toma un valor SI/NO. Este parámetro permite establecer un puerto para una Caja de Dinero.*
Terminal Puerto caja dinero En este parámetro se indica el puerto que se utilizará para instalar la Caja de Dinero, por Ejemplo COM1, COM2.*
Terminal Configuracion puerto caja dinero Este parámetro es para la configuración del puerto serial para presentar la información en la Caja de Dinero. Su configuración básica es 9600;N;8;1;*
Terminal Lector de barras Toma un valor SI/NO. Habilita el uso de un Lector de Barras para incluir artículos a la proforma a través de Etiquetas de artículos.

*Estos parámetros deben configurarse manualmente en el archivo SCAD.INI en la zona o aparatado que corresponda al componente. Una zona o apartado es el nombre de un componente del SCAD encerrado entre corchetes "[ ]", por ejemplo el apartado del componente de facturación seria [Facturacion] y en caso de que la zona sea una Terminal el formato es el siguiente [Terminal#] donde # es el número de terminal que identifica a cada computadora en el SCAD, si no sabe cual es el número de terminal asignada a una computadora haga lo siguiente: si tiene un windows 9x abra el archivo AUTOEXEC.BAT, ubicado en la raíz del Disco Duro, si posee un windows NT o superior haga clickderecho en Mi Pc luego en Propiedades y por último oprima el botón variables de entorno en la lista de variables de sistema tiene que existir una variable con el nombre NUMERO_TERMINAL.

Si necesita más información sobre cómo utilizar esta ventana, refiérase al artículo Herramientas del usuario en el software SCAD, bajo el tema de la barra de herramientas.

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