InventarioOrdenes de ComprasInventarioOrdenes de ComprasInventarioComprasEn este artículo se explican la ventana de Compras y Ordenes de Compra, las dos operaciones se llevan a cabo en una misma ventana que proporciona todas las opciones para crear los documentos. La única diferencia al entrar por el menú es que observara que existen 2 opciones separadas y una vez que se abre la ventana existen ciertos comandos que no se ven en una u otra, sin embargo para efectos de su uso es igual. En el caso de la orden de compra o pedido a los proveedores, una vez que la orden de compra se ha guardado esta queda archivada para su posterior carga desde la opción de compras a los proveedores, pero esta no carga el inventario de productos de la bodega como si lo hace la opción compra de artículos.
La siguiente imagen muestra la ventana de compras / órdenes de compra:
| BODEGA | Seleccione la Bodega a la que le realizara la operación, esta bodega se utilizara para leer los datos del costo y precio que tiene el producto y cuando guarde (en el caso de compras) ingresara las cantidades en esa bodega. |
| PROVEEDOR | Seleccione de la lista, el Proveedor al que le solicitara la presente Orden de Compra, si conoce el código asignado a ese proveedor puede utilizar el campo en blanco que esta junto a la lista (a la derecha), solo debe escribir el número del proveedor y dar ENTER, si posee el componente de cuentas por pagar ingresara un movimiento por pagar según el plazo que usted indico. |
| PLAZO | Al indicar el Proveedor, SCAD toma el plazo que se definió en el componente de Cuentas por Pagar, y lo muestra es este campo, sin embargo si tiene alguna negociación especial con su proveedor puede alterar los días que aquí le muestra, CERO es contado. |
| OBSERVACIONES | En este espacio puede anotar todo el texto que necesite que indique las observaciones o anotaciones que usted desee hacer en la orden de compra. |
| FECHA COMPRA | Indique la fecha en que emite la Orden de Compra / Compra. Se asume la fecha actual en el sistema operativo. |
| FACTURA # | Este campo no es necesario en las órdenes de compra solamente en compras. |
| FECHA FACT. | Este campo no es necesario en las órdenes de compra solamente en compras. |
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Este botón activa un menú con diferentes operaciones que se pueden hacer. VEA EL DETALLE DE LAS OPERACIONES ABAJO |
| CATEGORIA | En este espacio puede categorizar las órdenes de compra para una fácil visualización en reportes, por ejemplo pudiera hacer categorías de: PEDIDO LOCAL, IMPORTACION, SOLICITA VENTAS, ETC. al escribir una nueva categoría y guardar la orden de compra se guardara en el archivo, de esta forma la próxima vez que desee escoger una categoría ya incluida solo deberá seleccionarla de la lista. |
Columnas en el detalle de artículos(no todas las columnas se muestran siempre, las que usted vea dependerá de los parámetros que este seleccionados en el menú de Parámetros de Inventario, para que tenga una mejor idea observe el punto 4 de este Articulo "Parámetros que afectan esta ventana") |
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| CODIGO | Escriba el código del artículo o busquelo mediante la Consulta de Artículos F2. |
| CANTIDAD | Especifique la cantidad de artículos. |
| BONIFICACION | Las bonificaciones son artículos gratis que le da su proveedor por la compra de otros, por ejemplo es posible que su proveedor le diga que si compra 4 pantalones le da uno gratis, siendo esto así usted pondría 4 en la cantidad y 1 en bonificación. |
| EMPAQUE | Especifique el Empaque para este artículo. |
| VENCIMIENTO | Especifique aquí la fecha de vencimiento de productos perecederos, de esta forma podrá obtener el reporte de "Vencimiento productos perecederos". |
| DESCRIPCION | SCAD coloca automáticamente la DESCRIPCION según el código de artículo que usted escribió. |
| NOTA | Esta nota se utiliza para el reporte de "Compras entre fechas sin salir" |
| ARANCEL | Aquí es libre de especificar cualquier valor (código, detalle, etc) que desee para efectuar la separación por valor arancelario para el cálculo de impuestos de nacionalización cuando se esta incluyendo una compra por importación del extranjero. |
| F.O.B. | Este es el costo del artículo F.O.B., FOB (Free On Board) significa que su proveedor le da el precio neto puesto en cierta ubicación (a bordo del transporte, en cierta ciudad, ETC), pero usted corre con los costo de ahí en adelante. |
| CALCULO | Aquí SCAD mostrara el factor de cálculo que se obtuvo para cada línea después de haber incluido todos los datos de montos pagados por impuestos, transportes, ETC., de esta forma el F.O.B. multiplicado por este factor dará como resultado el costo del producto ya nacionalizado. |
| COSTO | Aquí se escribe el costo del artículo que se esta comprando, este costo sale automáticamente del cálculo indicado arriba si es una importación del extranjero. |
| DESCUENTO | Anote aquí el porcentaje de descuento que le hizo su proveedor, esto dará como resultado el costo real del artículo al restar al costo bruto que escribió arriba este porcentaje. |
| UTILIDAD | Anote aquí el porcentaje de utilidad que desea tener en el artículo, esta utilidad se le aplicara al costo neto y dará como resultado el precio del artículo. |
| PRECIO | Este campo sale automáticamente del cálculo del costo menos el descuento mas la utilidad, sin embargo si usted desea modificarlo y establecer otro precio lo puede hacer. |
| NETO | Aquí se le mostrara el precio neto del artículo o sea sumados los impuestos que le aplican y listo para el consumidor o cliente final. |
| TOTAL | Este campo sale automáticamente de la multiplicación del costo por la cantidad de artículos comprados. |
| LOTE | Este campo funciona únicamente cuando se tiene el componente de Recursos Humanos, aquí se le desplegaran los DEPARTAMENTOS que tiene la empresa y usted podrá especificar el destino que tendrá la línea que se esta comprando o sea en cual departamento se utilizara, esto afectara al reporte de "Compras por centro de costo" |
| LABOR | Este campo funciona únicamente cuando se tiene el componente de Recursos Humanos, aquí se le desplegaran las LABORES que tiene la empresa y usted podrá especificar en que se utilizara la línea que se esta comprando, esto afectara al reporte de "Compras por centro de costo" |
Después del detalle de los artículos se muestra el pie del documento, como se ve en la imagen de abajo, ahí hay una serie de campos, y a continuación se indica su uso.
| C1 | Muestra el empaque que se esta utilizando en la línea del detalle donde se están incluyendo los datos. |
| C2 | Muestra la existencia del artículo actual en la bodega donde se introducirá la compra o bien la bodega de donde se esta efectuando la orden de compra |
| C3 | Muestra el precio neto ya con los impuestos que le aplican. Si estando en la columna de detalle de precio usted presiona ESC (ESCAPE) (también puede usar el MOUSE y dar CLIC en el campo) SCAD activara este campo para que lo pueda cambiar a su gusto, por ejemplo, como se ve en la imagen el neto es de 0.57 pero usted desea que el neto sea 1, lo puede cambiar aquí y SCAD recalculara el precio bruto de manera que cuando usted quiera vender el producto el neto sea el que usted escribió. |
| C4 | Aquí usted puede observar el monto del precio en MONEDA LOCAL, si es que estuviera incluyendo los montos en otra moneda distinta, este campo al igual que el C3 lo puede activar con el MOUSE para cambiarlo a lo que desea que contenga el precio en moneda local. |
| C5, C6, C7, C8 | Estos son los totales de la compra, para que los compare con el documento en papel que esta incluyendo. |
| C9 | Este botón significa Cambiar Montos y es utilizado en los casos cuando no coinciden los montos totales en algunos centavos con los que tiene en el papel de la compra, usted debe presionar el botón y luego se activaran los totales C6, C7, C8 para que los cambie y de esta forma le queden igual para la cuenta por pagar al proveedor, RECUERDE ANTES DE CAMBIAR LOS MONTOS PRIMERO REVISAR SI NO HA COMETIDO EL ERROR DE ESCRIBIR ALGUNA CANTIDAD, COSTO O ALGUN OTRO DATO MAL. |
| O1 | Activa la operación de importación efectuando el cálculo en modo lineal. VER VENTANA ABAJO. |
| O2 | Abre la ventana de cálculo de importación en modo global donde prorratea los costos de nacionalización y transportes y demás entre todos los productos importados, por ello se debe ejecutar al terminar de escribir todos los artículos que se compraron. VER VENTANA ABAJO |
| O3 | Si la compra se esta efectuando en una moneda diferente a la que aquí esta marcada deberá escoger la moneda y todos los valores que escriba deberán ser especificados en esa moneda, no haga mezclas de monedas, por ejemplo especificando la moneda de la compra en DOLARES pero escribiendo el costo, precios, etc en EUROS. |
| O4 | Los pedidos especiales son productos que se compran pero no entran en inventario como un producto normal, estos productos entran a una zona distinta de SCAD y cuando se venden se elimina el datos de ellos, solo queda como información el dato de la factura, en el caso de las órdenes de compra lo que se incluya aquí solo dura mientras se imprime después de esto se elimina la información y en el caso de las compras lo que se incluya dura hasta que el ultimo artículo se factura. VER VENTANA ABAJO. |
| O5 | Con esta opción puede efectuar una revisión de los totales de la compra u orden de compra para asegurarse de que están correctos. |
| O6 | Aquí podrá buscar una orden de compra guardada con anterioridad y tomarla y cargarla en la pantalla, de esta forma no deberá escribir de nuevo todos lo datos. VER VENTANA ABAJO |
| O7 | Cálculo sugerido de cantidades a pedir de los artículos que le vende el proveedor escogido al inicio de la orden de compra. VER VENTANA ABAJO |
| O8 | Esta opción actualiza la información de las tablas de datos cargadas por si han sufrido cambios en los datos por otros usuarios en la red, si usted esta incluyendo algún dato pero SCAD le dice que no existe, sin embargo usted esta seguro que si existe, ejecute esta opción. |
Esta ventana se mostrara cuando pase sobre la columna FOB en cada línea de artículo, SCAD realizara los siguientes cálculos (en forma acumulativa) para obtener el costo del artículo (FOB + MONTO % FLETE + MONTO % GASTOS + MONTO % SEGURO + MONTO % DAI + MONTO % SELECTIVO + MONTO % LEY), el resultado que se obtenga de acumular todos estos porcentajes será el costo del artículo.
Como puede observar en la imagen superior, con esta opción se pueden calcular todos los conceptos por nacionalización en modo grupal por GRUPO ARANCELARIO. Según un diccionario de comercio exterior se define arancel como: "Instrumento legal que comprende la nomenclatura para la clasificación oficial de las mercancías susceptibles de ser importadas al territorio nacional o exportadas del mismo o sometidas a otros regímenes aduaneros, así como los gravámenes aplicables a las mismas y las restricciones u otros requisitos que deben ser cumplidos con motivo de la operaciones aduaneras.". En la primer rejilla podrá observar en líneas separadas los diferentes códigos de arancel que escribió en el detalle de la compra, después la columna 2 le muestra el factor que al multiplicar el FOB por el mismo dará como resultado el costo del artículo nacionalizado, la columna 3 le muestra los totales FOB según cada partida o grupo de arancel y la columna 4 y 5 totalizan lo que escribió en las 2 rejillas bajo esta.
La siguientes 2 rejillas se comportan de forma idéntica, solo se separan por orden, en ellas se deberá incluir todos los conceptos que se pagaron para poder nacionalizar el producto semejantes a lo que se observa en la imagen, es muy importante seleccionar correctamente la moneda en la columna 3 y en la columna 4 la partida arancelaria a la que afecto o bien si afecta a todas las líneas poner TODOS, al finalizar de incluir esto observe los factores que resultaron y tal ves es bueno que realice una prueba con un factor y alguno de los productos que incluyo para que se asegure de que no se olvido de incluir algún concepto, al concluir presione el botón de aceptar y SCAD aplicara a todas las líneas de la compra su debido factor para obtener el costo real de cada línea lo cual multiplicado por el porcentaje de utilidad dará como resultado el precio de venta de cada artículo.
Los pedidos especiales no tienen un código de artículo como los artículos normales del inventario sino que SCAD le asigna un número interno con el que será identificado en adelante, si se carga esta ventana desde las órdenes de compra, SCAD solo mantiene la información mientras se imprime la orden de compra y las columnas que se verán son: CODIGO, DESCRIPCION, CATIDAD, PRECIO, IMPUESTO, después de esto se elimina la información, pero si se carga desde compras cuando se guarde la misma se almacenaran los artículos y podrán posteriormente venderse con el código especial P/E o bien hacerles salidas de bodega, en este caso las columnas que se verán son: DESCRIPCION, CANTIDAD, COSTO, DESCUENTO, UTILIDAD, PRECIO, TOTAL, IMPUESTO.
Lo pasos a seguir son: 1. Escoja uno de las dos maneras por medio de escribir la fecha de la orden de compra o bien escoja en la lista desplegable (COMBO) el proveedor. 2. Una vez que localice la orden de compra presione el botón de ACEPTAR.
SCAD cuenta con 2 métodos de generar una orden de compra, usted debe escoger la que mejor se ajuste a su forma de pedir productos, a continuación podrá observar como funcionan cada una de ellas.
Antes de mostrarse la ventana para escoger los métodos, SCAD le preguntara si desea imprimir los resultados de la autogeneración, si usted escoge que si SCAD le sacara un listado con los valores que opero para obtener el resultado de los artículos que hay que pedir y las cantidades que se sugiere pedir, si no solo obtendrá los artículos en la orden de compra pero sin ningún reporte de comprobación de valores.
Después SCAD le pregunta si dentro del reporte de comprobación desea incluir TODOS los artículos revisados o solo los que dieron como resultado que se debe pedir.
Este método seria el mas apropiado en una empresa que tiene una norma de pedidos (por ejemplo que cada 6 meses se efectúa un pedido de artículos) ya que se basa mucho en tiempos de entrega y estadística.
SCAD calculara el pedido tomando como fecha final de la estadística la fecha actual y como fecha inicial de la estadística la fecha actual menos la cantidad de días que usted escribió en el campo Periodo de estadística. Ahora que ya tenemos un rango de estadística para analizar SCAD empezará a ver cada artículo perteneciente al proveedor y efectuará los siguientes cálculos:
Como se observa en los cálculos de arriba SCAD examinara cada uno de los artículos y obtendrá al final la Cantidad que se debe pedir, si esta cantidad resulta ser mayor a CERO entonces se creara una nueva línea en la orden de compra con la cantidad, pero si es cero o menor (porque hay mas existencia de la que se necesita) entonces se desestimara el artículo hasta una próxima oportunidad que se ejecute esta autogeneración.
Este método es mejor en una empresa que no cuente con una forma ordenada de pedidos sino mas bien se basa en las ventas que hacen y las solicitudes de los clientes y con base en esto formulan pedidos a sus proveedores.
Igual que el método 1, SCAD calculara el pedido tomando como fecha final de la estadística la fecha actual y como fecha inicial de la estadística la fecha actual menos la cantidad de días que usted escribió en el campo Periodo de estadística. Una variante es este método es que cuando se le pregunta si actualizara los mínimos y máximos en artículos y usted acepta esto, SCAD cambiara el valor del mínimo y máximo de cada uno de los artículos que se revisaron durante el proceso. Hay ciertos parámetros en este método que le afectaran al momento de obtener los datos, estos son:
| CLASIFICACION | Si no selecciona TODAS entonces solo se tomaran en cuenta los artículos que pertenezcan a la clase de productos que marco. |
| SOLO PRODUCTOS CON VENTAS ENTRE FECHAS | Esta campo casi no se ve en la imagen pero siguiendo a el hacia abajo usted deberá escoger el rango de fechas que desea, esto le indicara a SCAD que solo evalúe los artículos que tuvieron venta entre las fechas escogidas. |
Ahora bien, ya usted selecciono que datos desea incluir dentro de la evaluación de artículos a pedir y ahora SCAD ejecutara los siguientes cálculos para indicarle lo que debe pedir:
Como se observa en los cálculos de arriba SCAD examinara cada uno de los artículos y obtendrá al final la Cantidad que se debe pedir, si esta cantidad resulta ser mayor a CERO entonces se creara una nueva línea en la orden de compra con la cantidad, pero si es cero o menor (porque hay mas existencia de la que se necesita) entonces se desestimara el artículo hasta una próxima oportunidad que se ejecute esta autogeneración.
Cuando se selecciona en la ventana de "Parámetros de Inventario" la bodega de órdenes de compra, SCAD efectuara cada vez que realice una orden de compra un procesamiento semejante a lo que se acostumbra llamar pedidos en transito y pedidos retrasados (BACK ORDER), esto es así ya que todo lo que usted ordene se guardara en la bodega especial que usted creo y asigno aquí.
Por tal motivo siempre que los vendedores consulten los artículos con el F2 ellos podrán ver si existe alguna cantidad ordenada de ese producto al observar la bodega de ordenes de compra o como usted la denominara. Posteriormente cuando se va a incluir la compra y usted importa la orden de compra, al guardar SCAD comparara la orden de compra con lo que en realidad entro, le dará un AVISO que dice:
esto indica que SCAD encontró que esa compra tuvo previamente una orden de compra y que se debe comparar para rebajar los artículos que ya entraron de lo que decía tener pendiente la bodega de órdenes de compra, de esta forma y de seguido SCAD comprobara si hay productos pendientes de entrar y le enseñara la ventana que se ve abajo:
Aquí puede ver como SCAD le indica que de la compra que se hizo y según la orden de compra deberían haber ingresado 100 anillos pero no fue así por tal motivo usted decidirá, si esto ya no lo quiere y le dice a su proveedor que lo cancele, el borrar estos artículos de la bodega de órdenes de compra presionando el botón de REBAJAR o bien si esto va a quedar pendiente para el futuro entonces presione CANCELAR y no se eliminaran los productos de la bodega.
| ZONA | PARAMETRO | DETALLE |
| Inventario | Buscar referencias | Activa o desactiva el buscar el producto en referencias alternas si no se encuentra el código escrito. |
| Inventario | No cambiar precio | Activa o desactiva el cambio de precio en la bodega cuando se guarda la compra, esto significa que la única forma de cambiar precios seria por medio de un Ajuste de Inventario. |
| Inventario | No cambiar costo | Activa o desactiva el cambio de costo en la bodega cuando se guarda la compra, esto significa que la única forma de cambiar costos seria por medio de un Ajuste de Inventario. |
| Inventario | No documentos anteriores | Activa o desactiva la posibilidad de incluir documentos con fechas anteriores a la ultima fecha de la ultima compra incluida |
| Inventario | Mostrar solo empaques del articulo | Si esta activo solo despliega los empaques que se le asignaron al artículo en la ventana de artículos, sino despliega todos los empaques que tiene SCAD |
| Inventario | Articulos perecederos | Activa la columna de fecha de vencimiento en el detalle de artículos |
| Inventario | Cambiar descripcion en compra | Permite el cambio de la descripción del artículo desde la columna de descripción en el detalle de artículos del código que se escribió. |
| Inventario | Ver columna precio neto en compra | Muestra la columna de precio neto que se ve después de la columna de precio. |
| Inventario | Decimales de costo | Utiliza la cantidad de decimales especificados en el costo del artículo |
| Inventario | Bodega ordenes compra | Al especificarse la bodega de órdenes de compra activa el procesamiento de productos en transito según los pedidos u órdenes de compra que se han hecho. VER EXPLICACION DEL PROCESO ARRIBA. |
| Inventario | Nota en lineas ordenes y compras | Activa la columna de notas que se usa en el reporte de "Compras entre fechas sin salir" |
| Inventario | Compras x centro de costos | Activa las columnas de LOTE y LABOR que se utilizan para el reporte de "Compras por centro de costo" |
| Inventario | Utilidad sobre venta | Se utiliza para determinar el método como se calculara la utilidad de los artículos, si es sobre venta el cálculo a efectuar es: PrecioVenta = CostoConDescuento/((100-Utilidad)/100) pero si no es sobre venta el cálculo a efectuar es: PrecioVenta = CostoConDescuento+(CostoConDescuento*(Utilidad/100)) |
| Inventario | Calculo de importacion | Activa el proceso de importaciones en compras. VER EXPLICACION DEL PROCESO ARRIBA. |
| Inventario | Bonificaciones en compras | Activa la columna de BONIFICACION que esta de seguido a la cantidad. |
| Inventario | Permitir diferentes lineas con mismo codigo | Por defecto SCAD no permite incluir diferentes líneas con un código igual, si este parámetro se activa si lo permitirá. |
| Inventario | Tipo Inventario | Define la forma como se controlara el costo del artículo al efectuar la compra, existen varias posibilidades: ULTIMO, PROMEDIO, MAYOR, PEPS. |
| Inventario | Minimo/Maximo por bodega | Le indica a SCAD si se tienen los Mínimos y Máximos diferentes por cada bodega que exista. |
Si necesita mas información sobre los comandos para utilizar esta ventana, observe el artículo Herramientas del usuario en el software SCAD bajo el tema de la barra de herramientas.
Ultima revisión el 9-07-2005 por Alonso Salazar
