Recursos humanosRecursos humanosEn esta ventana es donde se crean las planillas (nóminas) de pago a los empleados, las mismas se crean Semanal, Bi-Semanal, Quincenal o Mensual.
La siguiente imagen muestra la etiqueta de Planilla:
Presione doble-clic sobre una línea de planilla para abrirla y revisar o modificar los datos o sobre la leyenda Crear nueva planilla para crear una nueva Planilla. Al hacerlo, verá la siguiente ventana:
| FECHA INICIAL | Escoja la fecha inicial desde cuando aplica el pago. |
| FECHA FINAL | Escoja la fecha final hasta cuando aplica el pago. |
| CORTE ANTERIOR PLANILLA | Si su empresa cuenta con fechas exactas y fechas de corte para procesar los datos se encontrara con que si una persona entra después del corte de planilla pero antes de la fecha inicial de planilla este quedara con un tiempo a favor para la siguiente planilla. Por ejemplo suponga que usted va a procesar la planilla del 1-Junio al 15-Junio y usted hace corte el día 13-Junio, con esto tiene los días 13 y 14 para procesar los datos y el 15 todo está listo para pagar, pero un empleado ingresa el día 14, como esta ingresando después del corte no se tomara en cuenta para la planilla por esto tendrá a favor 2 días para la siguiente planilla, ahora cuando va a crear la planilla del 16-Junio al 30-Junio usted debe indicar que el corte anterior fue el 13-Junio para que SCAD le calcule esos 2 días adicionales que se deben pagar. |
| TIPO DE PLANILLA | Debe seleccionar el tipo de planilla que se creara, SCAD solo tomará en cuenta a los empleados que pertenezcan a ese tipo y efectuara los cálculos de salario y demás rubros de acuerdo a las reglas de cálculo para ese tipo de pago. |
| PLANILLA PAGO AGUINALDO | Si marca esta opción SCAD únicamente generara en la planilla el pago de aguinaldo a los empleados, no incluirá ningún otro concepto. |
Se creará la Planilla para las fechas seleccionadas y para los Empleados que estén asignados en el tipo de Planilla especificado. Además, si los Empleados laboran por hora, solo serán tomados dentro de la Planilla si tiene labores incluidas dentro del rango de fechas que abarca la planilla a crear. Todos los datos que se incluyeron al empleado en Valores y Operaciones de la ventana de empleados, así como las acciones de personal que se han incluido y están pendientes de procesar y las labores de los empleados de pago por hora se leerán y calcularán los valores, SCAD cargará todos esos montos automáticamente a la planilla, por eso cuando abra el detalle usted podrá ver una cantidad de datos ya asignados, la idea es que usted solamente deba revisar o modificar unos cuantos valores y no escribir toda la planilla.
La siguiente imagen muestra la etiqueta de Detalle de Planilla:
| OPCION 1 | Con este botón puede indicarle a SCAD que revise todos los datos del empleado de esta forma si al empleado se le han incluido deducciones, otros salarios, acciones de personal, etc, SCAD refrescará la información y tomara en cuenta cualquier dato nuevo. |
| OPCION 2 | Esto se usa para importar datos de una fuente externa a la planilla en proceso, vea una explicación detallada mas adelante. |
| OPCION 3 | Si después de crear la planilla se incluyeron empleados nuevos con este botón puede introducirlos dentro de la planilla en proceso, vea una explicación detallada mas adelante. |
| OPCION 4 | Cuando la planilla este lista debe ingresar aquí para efectuar el pago de los empleados, ya sea que esto se deba hacer en efectivo, cheque o deposito, vea la explicación mas adelante. |
| OPCION 5 | Si se encuentra en la planilla donde se deba pagar el aguinaldo a los empleados presione este botón y SCAD cargara en la planilla el monto que se le debe pagar a cada empleado por este concepto. |
| OPCION 6 | Cierra el detalle de planilla y regresa a la lista de planillas. |
| CALENDARIO | Su función es mostrarle los días que se están pagando al empleado seleccionado y permitirle quitar o poner días, solo presione clic con el MOUSE en el días que quiera quitar o poner. |
Función de las columnas del detalle:
| Columna | Descripción |
|
Id |
Código interno del Empleado. |
|
Nombre |
Nombre del Empleado. |
|
Laborado |
Total de días laborados. |
Sal. Bruto |
Salario Base del Empleado. |
|
Otros Sal. |
Total de salarios adicionales que se agregó al Empleado. |
|
Deducciones |
Total de deducciones realizadas al Empleado. |
|
Acciones |
Montos a deducir o pagar por acciones de personal. |
|
Sal. Neto |
Salario neto a pagar luego de los incrementos y rebajos. |
| ETC... | Todas las columnas que existen de aquí en adelante se cargan de los Tipos de deducciones y los Tipos de Otros Salarios, los valores que se escriban en ellas afectaran las columnas arriba expuestas ya que esas totalizan todo lo que se escriba en estas de detalle, piense en esta ventana como que si fuera una hoja de calculo (como EXCEL) donde las columnas de arriba contiene formulas que se alteran cuando usted escribe los valores en otras celdas. Cuando inicie a escribir un valor en una celda observe el mensaje que SCAD le muestra debajo de la misma, este le indica como debe alterar los datos, ya sea en porcentaje, valor o con teclas de función. |
Esta opción le permite copiar datos de otra aplicación a SCAD en la planilla que esta procesando, piense por ejemplo en una asociación solidarista que le pasa los datos que se deben rebajar a los empleados por concepto de prestamos o cualquier otro beneficio que posean, en ese caso usted le puede pedir que le pasen los datos en un archivo electrónico de texto y con solo leer el archivo con esta opción automáticamente se cargan el la planilla los datos.
| EMPLEADO | Escriba en el primer campo la posición donde se encuentra el inicio del identificador del empleado y el largo de ese identificador, el identificador del empleado debe coincidir con lo que se anoto en el ítem "Id impor. planilla" en los valores especiales en la ventana de empleados. |
| TIPO | Escriba en el primer campo la posición donde se encuentra el inicio del código del tipo de deducción y en el siguiente campo el largo de ese código, estos código deben coincidir siempre con los códigos que existen en la ventana de tipos de deducciones. |
| MONTO | Escriba en el primer campo la posición donde se encuentra el inicio del monto de las deducciones y en el segundo el largo máximo que posee esta columna, incluya un punto cuando la cantidad contenga decimales. |
Los pasos que debe efectuar son: 1. Presione el botón de Archivo y seleccione el archivo de texto 2. Rellene los datos de los campos como se explica arriba 3. Pase a la etiqueta Datos y observe los datos que se cargaran en la planilla 4. Presione el botón GUARDAR.
Seleccione al empleado que se creo nuevo dentro de la lista y cuando lo tenga presione el botón INCLUIR.
| ETIQUETA EFECTIVO | Hace que se muestren los empleados que se les paga en categoría EFECTIVO. Observe adelante la explicación del botón PAGAR para esta etiqueta. |
| ETIQUETA CHEQUE | Hace que se muestren los empleados que se les paga en categoría CHEQUE. Observe adelante la explicación del botón PAGAR para esta etiqueta. |
| ETIQUETA BANCO XXXX | La categoría BANCO se divide en X cantidad de etiquetas dependiendo de en cuales bancos se deposita a los empleados, esto puede ser un solo banco, 2 o 3, todo va a depender de los valores que se incluyeron a los empleados en los Datos especiales de la ventana de empleados. Observe adelante la explicación del botón PAGAR para esta etiqueta. |
| LISTA EMPLEADOS | Muestra la lista de los empleados que reciben pago en la categoría que se ha escogido en la etiqueta superior, puede ser EFECTIVO, CHEQUE, ETC. |
| DEPARTAMENTO | Puede seleccionar TODOS, RANGO o un departamento en específico. |
| PUESTO | Puede seleccionar TODOS, RANGO o un puesto en específico. |
| RANGO INICIAL | Si ha seleccionado el valor RANGO en la lista de puestos o departamentos escriba aquí el rango inicial que desea. |
| RANGO FINAL | Si ha seleccionado el valor RANGO en la lista de puestos o departamentos escriba aquí el rango final que desea. |
| ORDEN | Escoja aquí el orden que desea en la lista de empleados. |
| MONEDAS | Este campo solo se ve cuando esta en la etiqueta de EFECTIVO y le permite
escribir las denominaciones de monedas que se quieren para el reporte de
desglose de pago en efectivo, un ejemplo de lo que debe poner aquí
es: 5000;2000;1000;500;100;50;25;10;5;1;0.5;0.25;0.01; Puede ver que cada denominación de moneda va separado de otra por un punto y coma. |
| Reporte salario en efectivo | Emite un reporte en papel que contiene lo que observa en la LISTA DE EMPLEADOS |
| Comprobantes de pago | Imprime los comprobantes de pago de todos los empleados que observa en la LISTA DE EMPLEADOS |
| Solo 1 comprobante de pago | Imprime solo el comprobante de la línea que este seleccionada en la LISTA DE EMPLEADOS. |
| Generar pago efectivo | Cuando seleccione esta opción SCAD le imprimirá un reporte del desglose de moneda que necesita por cada empleado para el pago también le mostrara la ventana de crear solicitud de pago a bancos para que indique los datos y crear un cheque para recibir el efectivo de la cuenta del banco. |
| Diseñar comprobantes de pago | Aquí se diseña el formato del comprobante de pago. Observe la explicación mas adelante. |
| Reporte cheques de salario | Emite un reporte en papel que contiene lo que observa en la LISTA DE EMPLEADOS |
| Comprobantes de pago | Imprime los comprobantes de pago de todos los empleados que observa en la LISTA DE EMPLEADOS |
| Solo 1 comprobante de pago | Imprime solo el comprobante de la línea que esté seleccionada en la LISTA DE EMPLEADOS. |
| Generar cheques de pago |  Al seleccionar esta opción SCAD le muestra la ventana de arriba para que seleccione primeramente la cuenta de banco donde se crearan las solicitudes de cheque, después de la cuenta esta la lista de cuentas contables que tendrán los cheques de pago (esto solo se define 1 ves y después SCAD lo deja guardado) y por ultimo se presiona el botón GENERAR para que se creen todas las solicitudes. |
| Diseñar comprobantes de pago | Aquí se diseña el formato del comprobante de pago. Observe la explicación mas adelante. |
| Reporte depósitos de salario | Emite un reporte en papel que contiene lo que observa en la LISTA DE EMPLEADOS |
| Comprobantes de pago | Imprime los comprobantes de pago de todos los empleados que observa en la LISTA DE EMPLEADOS |
| Solo 1 comprobante de pago | Imprime solo el comprobante de la línea que este seleccionada en la LISTA DE EMPLEADOS. |
| Generar archivo de depósitos |  La lista que se tiene al inicio le indica a SCAD que formato de archivo debe utilizar, después de que seleccione el deseado se le mostraran en el centro ciertos datos que debe llenar, estos datos se los debe consultar al BANCO. Al presionar el botón GENERAR se le solicitará la ruta en que desea guardar el archivo para el Banco y el nombre que le dará. Finalmente, presione Guardar para que se guarde el archivo en la ruta solicitada |
| Diseñar comprobantes de pago | Aquí se diseña el formato del comprobante de pago. Observe la explicación mas adelante. |
Por cada opción que sea seleccionada del menú de abajo (el menú aparece cuando se presiona el botón derecho del MOUSE) aparecerá el código de la opción y dos cifras entre paréntesis. La primera cifra indica el número de línea (posición de arriba hacia abajo) en que será impreso el campo seleccionado del menú. La segunda cifra especifica el número de columna (posición de izquierda a derecha) en que se imprimirá el campo respectivo. Ajuste estas cifras para las posiciones que requiera. Además, algunos campos incluyen otros parámetros, los cuales serán especificados a continuación:
| TD | Tamaño de documento | Luego de los primeros 3 parámetros entre paréntesis, como cuarto parámetro escriba entre paréntesis ALT + # máximo de líneas para el formulario actual. |
| NT | Nota escrita | Imprimir una leyenda fija. El cuarto parámetro debe ser el mensaje que desea incluir. |
| IE | Id de Empleado | Código interno de Empleado. |
| CE | Identificación de Empleado | Número de identificación del Empleado. |
| NE | Nombre de empleado | Nombre del Empleado al que se le generará el comprobante de pago. |
| DE | Departamento del empleado | Nombre del Departamento al que pertenece el Empleado. |
| PE | Puesto del empleado | Descripción del Puesto en que labora el Empleado. |
| FI | Fecha inicial planilla | Fecha de inicio para la Planilla. |
| FF | Fecha final planilla | Fecha en que finaliza la Planilla. |
| NP | Número de planilla | Número de la Planilla actual. |
| SB | Salario base | Sueldo base para el Empleado. |
| SN | Salario neto | Salario total neto a pagar al Empleado. |
| OS | Otro salario | Muestra el monto de otros salarios, si pone un cuarto parámetro con el código de un salarios adicional entonces SCAD le mostrara el monto de ese, sino pone nada SCAD le mostrara el total general de los otros salarios. |
| LOS | Lista otros salarios | Con este comando se listan todos los valores por concepto de otros salarios del empleado. En el cuarto parámetro se definen las columnas deseadas y en el quinto el ancho máximo que se permitirá. |
| DS | Deducción | Muestra el monto de deducciones, si pone un cuarto parámetro con el código de una deducción entonces SCAD le mostrará el monto de ese, sino pone nada SCAD le mostrará el total general de las deducciones. |
| LDS | Lista deducciones | Con este comando se listan todos los valores por concepto de deducciones del empleado. En el cuarto parámetro se definen las columnas deseadas y en el quinto el ancho máximo que se permitirá. |
| AP | Acción de personal | Muestra el monto de acciones de personal, si pone un cuarto parámetro con el código de una acción de personal entonces SCAD le mostrara el monto de esa, sino pone nada SCAD le mostrara el total general de las acciones. |
| LB | Labor | Muestra el monto de las labores, si pone un cuarto parámetro con el código de un tipo de labor entonces SCAD le mostrara el monto de esa, sino pone nada SCAD le mostrara el total general de las labores. |
| LLB | Lista Labores | Con este comando se listan todas las labores ejecutadas por el empleado. En el cuarto parámetro se define si se desea totalizar los montos o no (S o N). |
| VO | Valor de origen | Muestra el valor que da como resultado el monto de cierta operación, por ejemplo si se pide este valor para el salario bruto entonces le mostrara el total de horas que dan como resultado ese salario. Debe poner en 4to parámetro el tipo de movimiento y en 5to parámetro el código de movimiento. |
| SQL | Instrucción SQL | Un SQL es un pequeño programa que efectúa cualquier tipo de calculo. En el cuarto parámetro debe ser el nombre del archivo de texto contiendo el comando SQL y en un 5to parámetro se puede indicar si se listan los valores devueltos por el SQL si son mas de uno (S o N). IMPORTANTE: los valores devueltos por el SQL debe estar en un campo llamado "Valor" y se pueden pasar por parámetro al SQL lo siguiente: "[NumPlanilla]" y "[IdEmpleado]". |
| LN | Letra normal | Especifique la posición a partir de la cual desea imprimir con Letra normal. |
| LP | Letra Pequeña | Indique la posición inicial para imprimir en letra Letra Pequeña, (condensada o comprimida). |
Marque las casillas que requiere incluir en el reporte impreso
y presione 
para generar el reporte.
Cuando se crea la planilla para pago de aguinaldo o bien se incluye el pago de aguinaldo en una planilla SCAD tomará eso como el final anual de acumulados y al momento de cerrar la planilla le mostrara la ventana de arriba para que confirme el periodo de cierre, únicamente revise que este bien y presione ENTER para continuar, SCAD ejecutara un proceso de limpiado de acumulados para iniciar los nuevos a partir de la siguiente planilla, como seguridad SCAD guarda todos los acumulados dentro de la base de datos en una tabla que se llama RHAcumulados, según el ejemplo de arriba esta quedaría así: RHAcumulados2005.
Cuando se cierra una planilla se le muestra esta ventana para que confirme el mes y año donde se van a acumular los salarios de los empleados, asegúrese de que sea lo que usted quiere y presione el botón OK.
Cálculos con acciones de personal al generar o modificar empleado |
|
| CONCLUCION DE CONTRATO y INCAPACIDAD | Al realizar los cálculos para el salario SCAD resta los días no laborados del salario según lo que indique la fecha de inicio y final de la acción. |
| VACACIONES PAGADAS | Se suma al salario los días de vacaciones que se van a pagar. |
| DEMAS ACCIONES DEFINIDAS POR EL USUARIO | Todas las demás acciones que definió el usuario en los tipos de acciones se calculan de acuerdo a lo que se marco en los botones de AFECTA LA PLANILLA (si esta marcado se toma en cuenta), SUMA AL SALARIO (si esta marcado suma los días de la acción al salario sino lo resta) y AFECTA SUELDO BASE (si esta marcado el monto de la acción ya sea como suma o resta se le aplica al salario base (bruto) y no como un monto adicional). Si la acción se aplica al salario base esto significa que directamente el salario es el que sufre el cambio, por ejemplo una acción de personal por permiso sin gose de salario se marcaría: AFECTA LA PLANILLA (marcado), SUMA AL SALARIO (desmarcado), AFECTA SUELDO BASE (marcado), lo anterior hará que los días de permiso se rebajen del salario. |
Cálculos con otros salarios al generar o modificar empleado |
|
| NORMAL | El monto de este tipo de salario se suma tal y como se escribió en los Valores y Operaciones o en la planilla. |
| INSENTIVO | El monto escrito se calcula de acuerdo al tiempo laborado esto quiere decir que se tiene menos tiempo laborado este salario será también menor. |
| EXTRAS | El tiempo escrito en el campo se multiplica por el salario por hora y esto se multiplica por el factor escrito en la definición de los otros salarios. Por ejemplo si un empleado gana 10 por hora y tiene 5 horas extra y se definió que ese tipo de otro salario tiene un valor de 1.5 entonces SCAD hará 10 X 5 X 1.5 = 75 o sea que por concepto de esas extras se pagara 75. |
| LIQUIDACON DE AGUINALDO | SCAD calcula el aguinaldo tomando los acumulados que se han hecho al cerrar cada planilla y lo divide entre 12 después busca en los tipos de otros salarios uno que este marcado como LIQUIDACION DE AGUINALDO y lo pone aquí en la planilla. |
| PROPORCIONAL A TIEMPO | Con este tipo SCAD toma el monto escrito y lo calcula dependiendo del tiempo laborado, ósea que si laboro menos tiempo será menor también el monto. |
| CALCULO SQL | Se ejecuta el archivo con el SQL y el monto que es devuelto por el campo "Valor" es lo que se toma, el SQL tiene 2 parámetros que son "[NumPlanilla]" y "[IdEmpleado]" |
Cálculos con otros salarios al generar o modificar empleado |
|
| NORMAL | Si se marco la opción de ES PORCENTAJE, SCAD suma el salario base + otros salarios que están marcados con APLICAR DEDUCCIONES OBLIGATORIAS - deducciones de tiempo y a esto le saca el porcentaje indicado en los tipos de deducciones, pero si no es un porcentaje entonces toma la cuota que se le estableció a la deducción |
| OBLIGATORIA | Igual a NORMAL |
| CUENTA POR COBRAR | Igual a NORMAL |
| DEDUCCION DE TIEMPO | Cuando son deducciones de este tipo, el valor que se escribe es la cantidad de tiempo que se debe deducir y automáticamente SCAD calcula dependiendo del salario por hora el monto total de esta deducción. |
| CALCULO SQL | Se ejecuta el archivo con el SQL y el monto es el devuelto por el campo "Valor", el SQL tiene 2 parámetros que son "[NumPlanilla]" y "[IdEmpleado]" |
| CON INTERESES | Se calcula la cuota de acuerdo a las reglas de calculo financieras PMT y una vez obtenida la cuota y el interés mensual, para empleados SEMANALES se multiplica por 12 y divide entre 52, para BISEMANALES se multiplica por 12 y divide entre 26, para QUINCENALES se divide entre 2, el resultado será el monto a deducir en la planilla. |
en la Barra de Herramientas y
verá la siguiente ventana de impresión
que se explica arriba.
podrá eliminar al Empleado seleccionado
de la Planilla, además podría excluir al Empleado
de futuras Planillas si así lo especifica. Para reingresar un Empleado
nuevamente a su estado normal, debe hacerlo mediante ReActivar
excluido de Planillas.
en la barra
de herramientas le indica a SCAD que desea cerrar la planilla, una vez cerrada
se harán todos los acumulados, rebajaran
los saldos de deducciones, se acumularan los ahorros y darán como procesadas
las acciones de personal y labores de empleados, por ello no lo haga hasta
que este seguro que todo esta listo. Si presiona
en la barra de herramientas borrara la planilla seleccionada.| RESTRICCIONES | DETALLE |
| RHIncluirCedulaDuplicada; | Impide al usuario incluir una cédula que ya se utilizo en otro empleado |
| ZONA | PARAMETRO | DETALLE |
| Recursos Humanos | Monto minimo para deducciones con intereses | Contiene el monto mínimo que debe existir en una operación de crédito con interés, si esta por debajo de ese monto SCAD no cobra interés y cancela el total del saldo. |
| Recursos Humanos | Monedas | Contiene las denominaciones de monedas que se usan para el reporte de pagos en efectivo. |
| Recursos Humanos | Impor. planilla IniEmp | Dato para la importación de información a la planilla. |
| Recursos Humanos | Impor. planilla LarEmp | Dato para la importación de información a la planilla. |
| Recursos Humanos | Impor. planilla IniTip | Dato para la importación de información a la planilla. |
| Recursos Humanos | Impor. planilla LarTip | Dato para la importación de información a la planilla. |
| Recursos Humanos | Impor. planilla IniMon | Dato para la importación de información a la planilla. |
| Recursos Humanos | Impor. planilla LarMon | Dato para la importación de información a la planilla. |
| Recursos Humanos | Columnas imprimir planilla | Contiene las columnas que se seleccionaron para el reporte de la planilla. |
| Recursos Humanos | Contable pagos cheques | Contiene las cuentas contables que se afectan cuando se hacen los pagos por cheque. |
Si necesita más información sobre los comandos para utilizar esta ventana, observe el artículo Herramientas del usuario en el software SCAD bajo el tema de la barra de herramientas.
Ultima revisión el 20-12-2006 por Felipe J. Carvajal Sibaja
